La gestión eficaz del tiempo

Esto supone muchas veces tensión, sentimientos de incompetecia y por supuesto la convicción de que no sabemos gestionar ni aprovechar el tiempo.

Esto nos bloquea y nos impide comenzar con las tareas, lo que hace que este círculo se intensifique.

Cierto es que todos necesitamos organizar nuestro tiempo y todos utilizamos algún sistema para ello, la pregunta es ¿Nuestro sistema es eficaz?. si la respuesta es "no", podemos aprender a mejorar nuestro sistema con unas sencillas reglas.

Reglas para una gestión eficaz del tiempo

FIJACION DE OBJETIVOS

Esta es la base para una buena gestión del tiempo, sin saber que es lo que hay que hacer, es muy difícil hacer algo. Tómate el tiempo necesario para analizarlos, y ver que es lo que tienes que hacer, para cuándo tienes que hacerlo y qué pasos son los necesarios para alcanzar el objetivo.

ESTABLECER PRIORIDADES

Ni todas las actividades son urgentes ni todas las actividades son importantes, por lo que priorizar se convierte en un aspecto clave de la gestión del tiempo. Si asumimos que todas las tareas son igual de importantes y urgentes, derrocharemos mucho tiempo en tareas auxiliares por lo que corremos el peligro de que lo verdaderamente importante se quede sin hacer. Puedes ordenar las tareas segun la siguiente clasificación:

• Importante y urgente: son tareas centrales de las que dependen otras, y que si no se realizan en ese momento no se puede    avanzar, por tanto, son los temas que hay que abordar de manera prioritaria.
• Importante y no urgente: Son aquellas tareas que son la base para otras, pero que no están sometidas a presión temporal, por lo que podemos planificar su desarrollo de manera flexible.
• No importante y urgente: Son las actividades auxiliares y las interrupciones que están presentes en las tareas, llevan mucho tiempo pero son poco relevantes para la consecución de los objetivos.     Si nos es posible, delegaremos estas tareas a otros, si no tenemos esta posibilidad, las incluiremos en nuestra planificación en los "tiempos muertos", es decir, en aquellos momentos en que las tareas prioritarias estén resueltas o no se pueda avanzar en ellas
• No importante y no urgente: Son las tareas de ocio y de entretenimiento, las podemos incluir en nuestra planificación como tareas de transición, es decir, tareas que podemos utilizar para pasar de una actividad a otra, y nos ayudarán a relajarnos. también las podemos utilizar como tareas de recompensa, esto es, incluirlas después de realizar todas las actividades diarias como recompensa por haber cumplido el objetivo diario.

ELIMINAR LAS INTERRUPCIONES Y LAS DISTRACCIONES

En muchas ocasiones nos tenemos que enfrentar a diferentes interrupciones cuando estamos realizando una tarea, esto es inherente a la propia actividad, ahora bien, debemos evitar todas aquellas interrupciones que podamos. Las que no podamos debemos aprender a gestionarlas.

• Las llamadas telefónicas: es imprescindible flitrarlas y responder aquellas que sean estrictamente necesarias, las demás podremos devolverlas cuando sea el momento adecuado. En las que sean   imprescindible contestar debemos ser breves y concisos para evitar alejarnos del objeto de conversación.
• Las reuniones y las citas imprevistas: no siempre estas citas y reuniones son imprescindibles, debemos valorar si estas actividades son evitables o se pueden postponer a otro momento más oportuno.
• Las distracciones: en muchas ocasiones, nuestro lugar de trabajo esta plagado de distracciones y hacen que sea más fácil alejarse de los objetivos. Es necesario eliminar ruidos, objetos innecesarios en la mesa de trabajo, trabajar con luz natural siempre que sea posible y evitar trabajar en sitios de paso donde cualquier cosa o persona puede llamar nuestra atención.ç

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PONER TUS OBJETIVOS POR ESCRITO

Una vez que tengas los objetivos concretados y categorizados por prioridades, escríbelos en un papel, así evitarás que alguno se olvide. Una vez que vayas finalizando los objetivos, táchalos o subráyalos, esta tarea es muy motivadora, te ayudará a ver de forma más gráfica como vas con la consecución de los mismos.

APRENDE A DECIR NO

Algunas veces nos vemos desbordados por las demandas de los demás, por lo que en más de una ocasión deberemos decir "no", esto no es una cuestión de egoismo si no de saber establecer la importancia de las cosas. Si enseñas a los demás que no estás disponible en cualquier momento, aprenderán a respetar tus tiempos.

CONCÉNTRATE EN UNA TAREA UNICAMENTE Y PONLE EL TIEMPO DE DEDICACIÓN

¿Cuántas veces estamos haciendo algo pero en realidad estamos pensando en otras cosas a la vez?, en lo que nos queda por hacer, en lo que aun no hemos hecho, en que si nos dará tiempo a hacerlo todo, etc. Invierte el tiempo unicamente en la tarea que estes haciendo, sacarás más provecho al mismo y no te preocuparas por lo que queda por hacer, enfócate solo en lo que tienes que hacer en ese momento.

NO DEJES LA TAREA HASTA QUE LA HAYAS FINALIZADO

Cuando dejamos una tarea a medias, y la retomamos el tiempo que invertimos en llegar al nivel en el que estabamos antes del abandono, es muy extenso por lo que perdemos un precioso tiempo en lo que podíamos llamar "calentar motores". Si necesitas descansar, haz una tarea de transición de poco tiempo, te ayudará a relajarte y evitará que abandones la tarea de forma definitiva.

NO POSPONGAS LAS TAREAS

Todos posponemos, tendemos a posponer aquellas tareas que nos parecen más pesadas o más difíciles, lo peligroso de esta tendencia es que se convierta en un contínuo a la hora de enfrentarse a las tareas. Si crees que este es tu caso, analiza las causas, las más comunes son las siguientes:

• Las tarea parece desagradable.
• Las tarea parece muy complicada.
• Miedo a fracasar en la tarea.
• Creencia de que no se tienen las suficientes habilidades para realizarlas.

Una vez analizada la causa de esto, verifica si tienes argumentos fundamentados que justifiquen este pensamiento si tu respuesta es "no" tu justificación no es nada mas que una excusa para no hacer la tarea por lo que es imprescindible que te pongas a ello.

Si crees que tus justificaciones son realistas, los siguientes consejos te ayudarán a realizar las actividades:

• La tarea parece desagradable: después de hacer una tarea desagradable, concédete una tarea de recompensa, realiza una actividad que contrarreste tu estado de humor negativo.
• La tarea parece muy complicada: divide la tarea general en pequeñas etapas, te será más manejable.
• Miedo a fracasar: el fracaso es inherente a la tarea, lo que es claro, es que si no lo intentamos el fracaso es el resultado que conseguiremos. Podemos hacer tareas correctamente aunque no sean perfectas y eso ya es un éxito.
• No se tienen las suficientes habilidades para realizarlas: si crees que no tienes estas habilidades, pide ayuda a alquien que pueda tenerlas y que te pueda "echar una mano" y  recíclate en aquellos conocimientos que tengas obsoletos.